Durch einen organisierten Arbeitsplatz wirst du nicht so schnell abgelenkt und kannst deine Konzentration verbessern. Dies ist gerade beim Arbeiten zuhause sehr wichtig, da hier viele Ablenkungen lauern. Dabei ist es ganz normal, dass du dich nicht durchgängig mit vollem Fokus arbeitest. Deine Konzentration und Produktivität im Home-Office werden besonders durch deine Disziplin und deine Fähigkeiten im Selbstmanagement bestimmt. 

Im folgenden erläutere ich dir Techniken und Tricks, die dir helfen können, dich besser zu konzentrieren und produktiver zu sein. Aus diesen kannst du verschiedene ausprobieren und so herausfinden, was für dich funktioniert und was du in deinen Arbeitsalltag integrieren möchtest.

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Notizbuch und Stift zur Steigerung der Konzentration und Produktivität

Themen:

Zuletzt aktualisiert am: 11.06.2021

Clean Desk Policy: ein ordentlicher Schreibtisch

Vielleicht kennst du sie bereits aus deinem Unternehmen. Der Gedanke dahinter ist, deinen Schreibtisch frei von nicht benötigten Gegenständen zu halten. Ich empfehle, Dinge, die du nicht öfter als 3 mal pro Tag brauchst, von deinem Schreibtisch zu nehmen und aus deinem Blickfeld zu schaffen. Das können Dokumente, Geräte oder sonstiges sein. Ist der Schreibtisch frei, fällt es dir leichter dich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Am leichtesten wird dir dies fallen, wenn jeder Gegenstand seinen festen Platz hat. Ich empfehle zudem deinen Arbeitsplatz spätestens zum Feierabend aufzuräumen, damit du am nächsten Tag mit einem frisch aufgeräumten und sauberen Schreibtisch in den neuen Tag starten kannst. 

Ich habe zum Beispiel ein Ikea Billy Bücherregal neben meinem Schreibtisch, in dem ich aktuell nicht benötigte Sachen ablege. Auch gut bietet sich dafür ein Rollcontainer an. 

Billy Regal
IKEA BILLY Bücherregal in weiß
(80 x 28 x 106 cm)
Kopfhörerhalterung
Kopfhörer- und Headset-Halter

Deine Kopfhörer oder dein Headset kannst du mit einer Kopfhörerhalterung aus dem Blickfeld schaffen und trotzdem immer griffbereit haben. Die Halterung kann ganz einfach mit dem mitgelieferten Klebestreifen unter deinem Schreibtisch befestigt werden.

Inbox Zero: Ordnung in deinem E-Mail-Postfach

Neben einem aufgeräumten Schreibtisch solltest du auch versuchen, dein E-Mail-Postfach aufgeräumt zu halten. Also Inbox Zero wird ein System bezeichnet, das eine möglichst leere Inbox angestrebt. Ich erkläre dir in 5 Schritten, wie du dieses System umsetzen kannst:

1.) Du solltest Kategorien identifizieren, in die du deine E-Mails einordnen kannst und diese in deinem E-Mail-Programm einrichten. Ich habe z.B. Kategorien für Belege, Weiterbildungen, Hotel- und Flugbuchungen, Finanzen sowie Geschäftliches und Sonstiges.

2.) Im nächsten Schritt solltest du deine E-Mails einsortieren und nicht mehr benötigte löschen. Das ist in den meisten Fällen ein gr0ßer Haufen Arbeit, dabei kannst du aber natürlich schrittweise vorgehen und musst nicht alles an einem Tag machen. Ist dein Postfach erstmal aufgeräumt, wirst du dich sehr erleichtert fühlen.

3.) Damit dein Postfach nicht direkt wieder mit Nachrichten überhäuft wird, solltest du dich beim Aufräumen direkt aus unnötigen Verteilern und Newslettern abmelden.

4.) Als nächstes solltest du Regeln zur automatisierten Kategorisierung erstellen. Dabei kannst du z.B. Vorgaben zur Einsortierung von Nachrichten eines bestimmten Absenders oder mit einem bestimmten Betreff einrichten. So landen diese direkt in den von dir gewünschten Kategorien.

5.) Im Anschluss gilt es dann, dein Postfach kontinuierlich sauber zu haltenIm Posteingang sollten sich nur relevante Dinge, die erledigt werden müssen befinden. Dein Posteingang kann so als eine Art To-Do-Liste genutzt werden. Am besten solltest du neue Mails direkt einsortieren, spätestens aber zu einem regelmäßigen Termin, wie z.B. jeden Freitag, an dem du dir Zeit nimmst, deinen Posteingang wieder in Ordnung zu bringen.

Aufgabenbatching statt Multitasking

Multitasking funktioniert hauptsächlich mit Routine-Aufgaben, d.h. bei Dingen deren Ablauf du durch häufige Wiederholung bereits verinnerlicht hast. Das Gehirn kann sich jedoch nur auf eine anspruchsvolle Aufgabe gleichzeitig konzentrieren. 

Am besten solltest du dir deswegen für eine Aufgabe Zeit nehmen, um so in einen fokussierten Zustand zu gelangen. Immer wenn du die Aufgabe wechselt braucht dein Gehirn einige Zeit, bis es sich voll auf die jeweilige Tätigkeit konzentrieren kann. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, dass du dir einen Zeitraum blockierst, um z.B. gebündelt E-Mails zu lesen und zu beantworten. 

Allgemein solltest du gleiche und sehr ähnliche Aufgaben möglichst nacheinander bzw. ohne Unterbrechung durch sehr verschiedene Aufgaben durchführen. So wird deine Konzentration nicht unterbrochen.


Cal Newport: Konzentriert arbeiten - Regeln für eine Welt voller Ablenkungen

Ein gutes Buch zur Steigerung der Konzentration durch die Minimierung von Ablenkungen ist „Konzentriert Arbeiten“ von Cal Newport.

Pomodoro Technik: Produktiveres Arbeiten

Niemand kann sich den ganzen Tag durchgängig konzentrieren. Besonders durch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen über das Internet ist die Konzentrationsspanne vieler Menschen stark gesunken. 

Mit der Promodoro Technik setzt du dir gezielt einen Timeslot von 25 Minuten, in denen du sämtliche Ablenkung vermeidest und dich nur auf deine Arbeit konzentrierst. Dafür stellst du dir einfach einen Wecker und beginnst mit deinen Aufgaben. Währenddessen packst du dann ganz bewusst dein Handy zur Seite oder öffnest nicht den Browser. Ich sehe das gerne als eine kleine Challenge mit mir selbst. Im Anschluss gönnst du dir 5 Minuten Entspannung, in denen du dich kurz Ablenkungen hingibst und deine Konzentrations-Akkus auflädst, bevor du den Nächsten Pomodorozirkel startest.

Vermeiden der Ablenkung durch das Smartphone

Um den Zustand der konzentrierten Arbeit nicht zu unterbrechen, solltest du dein Smartphone am besten stumm schalten oder außerhalb deines Blickfelds platzieren. Das Smartphone verleitet dich sehr schnell dazu, kurz die Nachrichten oder Social Media zu checken. Durch diese Ablenkung wird es dir schwerer fallen, deine Aufgaben, für die du dich stärker konzentrieren musst, zu erledigen. Viele Anwendungen sind so designt, dich möglichst lange am Bildschirm zu halten. Dies geschieht durch immer neue und leicht zugängliche Inhalte, wie z.B. beim scrollen durch einen News-Feed. Eine sehr gute Dokumentation rund um das Thema Social Media und die negativen Folgen ist „Das Dilemma mit den sozialen Medien“ bzw. „The Social Dilemma“ auf Netflix.

Kleine Mahlzeit zur Vermeidung des Mittagstiefs

Wenn du statt einer großen Mahlzeit zum Mittagessen nur eine kleine Portion oder etwas sehr leichtes, wie z.B. einen Salat isst, kann dir das dabei helfen, das Mittagstief zu umgehen. Durch eine große Portion ist der Körper sehr mit der Verdauung beschäftigt, wodurch du leicht schlapp wirst und deine Konzentration sinkt. Dabei spielt auch der schwankende Insulinspiegel eine entscheidende Rolle. 

Ich habe festgestellt, dass ein kleineres Mittagessen bei mir zu einem konstanteren Energielevel führt. Meine größte Mahlzeit esse ich deswegen meistens erst gegen Abend, bevorzugt nach dem Sport.

Notizbuch: dein erweitertes Gedächtnis

Eine der wenigen Sachen, die ich ständig auf meinem Schreibtisch liegen habe sind ein Stift und ein Notizbuch. Wenn ich gute Ideen habe schreibe ich sie mir immer sofort auf, da ich sie sonst oft schnell wieder vergesse. Einmal auf Papier gebracht können die Gedanken dann weiter ausgearbeitet und detailliert werden. Somit kannst du deine Ideen wesentlich klarer strukturieren artikulieren. 

Das Aufschreiben deiner Gedanken und To-dos hilft dir, deinen Kopf frei zu kriegen und dich somit besser auf die aktuell vor dir liegenden Dinge zu konzentrieren. Wenn du deine Gedanken oder eine Idee aufgeschrieben hast, kannst du aufhören an sie zu denken, da du sie ja auf Papier „gespeichert“ hast.

Notizbuch
Notizbuch Liniert - Lemome Hardcover gefüttertes Notizbuch mit Tasche, dickes Papier, schwarz

Kopfhörer mit Noise Cancelling Funktion

Für den Zweck der Abschirmung von Außengeräuschen eignen sich Over-Ear-Kopfhörer wesentlich besser als In-Ears, da diese bereits aufgrund ihrer geschlossenen Bauweise deine Ohren gut abdecken und dich von Umgebungsschall abschirmen. Neben dem Arbeiten zuhause eignen sie sich somit auch sehr gut um z.B. unterwegs im Bus oder Zug besser entspannen zu können.

Bose Noise Cancelling Kopfhörer QuietComfort 35
Bose QuietComfort 35 (Serie II) kabellose Kopfhörer, Noise Cancelling, mit Alexa-Sprachsteuerung, Schwarz

Wenn du in einer unruhigen Umgebung arbeitest können dir Kopfhörer mit Noise Cancelling Funktion helfen, Hintergrundgeräusche auszublenden und dich besser auf deine Arbeit zu fokussieren. Die Bose QuietComfort 35 zählen zu den besten Geräten dieser Klasse und bieten dir verschieden Stufen der Lärmreduzierung. Dadurch kannst du dich effektiv von deiner Außenwelt abschirmen und in einen guten Arbeitsfluss kommen. 

Musik ohne Text

Um mich während der Arbeit besser konzentrieren zu können höre ich gerne Musik ohne Text. Ich bevorzuge klassische Musik, insbesondere (Neo-)klassik, oder Lo-Fi Musik, probiere dabei aber auch immer wieder gerne neues aus. Das hängt aber natürlich von deinem persönlichen Geschmack ab und es gibt auch eine große Auswahl an elektronischer Musik ohne Text. 

Eine meiner Lieblings-Playlists ist die Playlist „Maximale Konzentration“ auf Spotify. Hier solltest du einfach ein bisschen rumprobieren, was für dich funktioniert. 

Meiner Meinung nach ist Musik ohne Text beim arbeiten optimal, da sie durch Hintergrundgeräusche eine angenehme Atmosphäre erzeugt, du dich jedoch nicht auf den Text konzentrierst und dadurch abgelenkt wirst.

Meditation: gesteigerte Aufmerksamkeit und weniger Stress

Meditation kann dir helfen, deine eigenen Gedanken bewusster wahrzunehmen und weniger impulsiv auf stressige Situationen zu reagieren. Zudem zeigen Studien, dass Meditation nachhaltige positive Änderungen deines Gehirns bewirkt.

Einen sehr guten Einstieg mit geführten Meditationen und Grundlagen bietet dir die App Headspace für Android oder iOS.  Für positive Änderungen solltest du regemäßig meditieren. Ich selbst versuche mir jeden Morgen etwa 15-20 Minuten für eine Meditation zu nehmen. Auch sehr empfehlen kann ich die Sleepcasts auf Headspace, die dir beim einschlafen helfen können. 

Am Anfang werden dir noch viele Gedanken durch den Kopf gehen, aber mit der Zeit bemerkst du, wie du den Kopf frei kriegst und dich besser entspannen kannst. Dies kannst du mit der Zeit auch auf stressige Situationen im Arbeitsalltag übertragen und so gelassener reagieren.

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